Zásady ochrany osobných údajov

Informácie o spracúvaní osobných údajov zákazníkov, obchodných partnerov a osôb komunikujúcich so spoločnosťou

Prevádzkovateľ : ZENTRA s. r. o.
Sídlo : Pod Juhom 7666, 911 01 Trenčín
IČO : 44473915
E-mail : info@zentra.sk
Telefón : +421 911 909 988
www.zentra.sk
Dátum účinnosti : 1.1.2022

Dokument je určený na zverejnenie na webovej stránke, zaslanie zákazníkom alebo použitie v obchodnej komunikácii.

Úvodné ustanovenia

Tieto zásady vysvetľujú, ako spoločnosť ZENTRA s. r. o. spracúva osobné údaje zákazníkov, dodávateľov, obchodných partnerov a osôb, ktoré nás kontaktujú e-mailom, telefonicky, cez webovú stránku alebo iným spôsobom.

Spoločnosť ZENTRA s. r. o. pôsobí ako veľkoobchod s obalovými materiálmi. Pri svojej činnosti spracúvame najmä bežné kontaktné a obchodné údaje potrebné na vybavenie dopytov, prípravu ponúk, realizáciu objednávok, fakturáciu, doručenie tovaru a obchodnú komunikáciu.

Osobné údaje spracúvame v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR), zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a ďalšími príslušnými právnymi predpismi.

1. Kto je prevádzkovateľom osobných údajov

Prevádzkovateľom osobných údajov je spoločnosť:

ZENTRA s. r. o.
sídlo: Pod Juhom 7666, 911 01 Trenčín
IČO: 44473915
e-mail: info@zentra.sk
telefón: +421 911 909 988
www.zentra.sk

Prevádzkovateľ určuje účely a prostriedky spracúvania osobných údajov.

Spoločnosť nemá určenú zodpovednú osobu pre ochranu osobných údajov, ak jej takáto povinnosť nevzniká podľa právnych predpisov. V prípade otázok nás môžete kontaktovať na e-mailovej adrese info@zentra.sk.

2. Koho osobné údaje spracúvame

Spracúvame najmä osobné údaje týchto osôb:

kontaktné osoby zákazníkov,
kontaktné osoby dodávateľov a obchodných partnerov,
fyzické osoby – podnikatelia, ktoré s nami komunikujú alebo u nás nakupujú,
osoby, ktoré nám zašlú e-mail, dopyt, objednávku alebo žiadosť o cenovú ponuku,
osoby riešiace reklamácie, dodanie tovaru, fakturáciu alebo inú obchodnú agendu,
osoby, ktoré nás kontaktujú cez webový kontaktný formulár alebo sociálne siete.

Údaje o právnickej osobe, napríklad obchodné meno, sídlo alebo IČO spoločnosti, nie sú samy osebe osobnými údajmi. Osobnými údajmi však môžu byť údaje konkrétnej fyzickej osoby, napríklad meno a priezvisko kontaktnej osoby, pracovný e-mail, telefónne číslo alebo podpis v e-mailovej komunikácii.

3. Aké osobné údaje spracúvame

Spracúvame len údaje potrebné na konkrétny účel, najmä:

meno a priezvisko,
pracovná pozícia alebo funkcia,
názov spoločnosti, ktorú osoba zastupuje,
pracovný alebo kontaktný e-mail,
telefónne číslo,
fakturačné a dodacie údaje, ak ide o fyzickú osobu – podnikateľa,
obsah e-mailovej alebo formulárovej komunikácie,
údaje uvedené v objednávke, cenovej ponuke, dodacom liste, faktúre, reklamácii alebo inom obchodnom dokumente,
technické údaje súvisiace s elektronickou komunikáciou, napríklad dátum a čas doručenia e-mailu alebo odoslania kontaktného formulára.

Nespracúvame osobitné kategórie osobných údajov, napríklad údaje o zdravotnom stave, politických názoroch, náboženstve, biometrické údaje alebo podobné citlivé údaje, pokiaľ nám ich osoba sama bez vyžiadania nezašle. Takéto údaje od zákazníkov a obchodných partnerov nevyžadujeme.

4. Účely spracúvania a právne základy

Osobné údaje spracúvame len v rozsahu potrebnom na konkrétny účel. Najčastejšie ide o tieto účely a právne základy podľa článku 6 GDPR:

Účel spracúvania	Príklady spracúvaných údajov	Právny základ
Vybavenie e-mailov, dopytov a žiadostí o cenovú ponuku	meno, priezvisko, spoločnosť, pracovný e-mail, telefón, obsah správy, požadovaný tovar alebo služba	plnenie zmluvy alebo opatrenia pred uzatvorením zmluvy; oprávnený záujem na obchodnej komunikácii
Príprava a plnenie objednávok	kontaktné údaje, objednaný tovar, dodacie údaje, údaje potrebné na komunikáciu o objednávke	plnenie zmluvy; oprávnený záujem pri kontaktných osobách právnických osôb
Fakturácia, účtovníctvo a daňové povinnosti	fakturačné údaje, údaje na faktúrach, dodacích listoch, objednávkach a účtovných dokladoch	splnenie zákonnej povinnosti
Doručenie tovaru	meno kontaktnej osoby, telefón, e-mail, dodacia adresa a údaje potrebné pre prepravcu	plnenie zmluvy; oprávnený záujem na riadnom doručení tovaru
Reklamácie, sťažnosti a zákaznícka podpora	identifikačné a kontaktné údaje, informácie o reklamovanom tovare, komunikácia a podklady k vybaveniu	plnenie zmluvy; splnenie zákonnej povinnosti; oprávnený záujem
Ochrana právnych nárokov	obchodná komunikácia, zmluvné a účtovné doklady, záznamy o plnení záväzkov	oprávnený záujem na preukazovaní, uplatňovaní a obhajobe právnych nárokov
Primeraná B2B obchodná komunikácia	meno kontaktnej osoby, pracovný e-mail, pracovné telefónne číslo, spoločnosť, história obchodnej komunikácie	oprávnený záujem alebo súhlas, ak sa podľa právnych predpisov vyžaduje
Kontaktný formulár na webovej stránke	meno, e-mail, telefón, text správy a súvisiace technické údaje odoslania formulára	opatrenia pred uzatvorením zmluvy; oprávnený záujem na vybavení žiadosti

5. Oprávnené záujmy spoločnosti

Ak spracúvame údaje na základe oprávneného záujmu, ide najmä o tieto záujmy:

komunikácia so zákazníkmi, dodávateľmi a obchodnými partnermi,
vybavovanie obchodných dopytov a cenových ponúk,
evidencia obchodnej komunikácie,
riadne dodanie tovaru a služieb,
ochrana právnych nárokov,
prevencia škôd, omylov a podvodov,
zasielanie primeranej B2B obchodnej komunikácie týkajúcej sa vlastných podobných tovarov a služieb.

Dotknutá osoba má právo namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme. Ak pôjde o priamy marketing, po uplatnení námietky prestaneme údaje na tento účel používať.

6. Obchodná komunikácia a priame marketingové oslovenie

Kontaktným osobám zákazníkov alebo obchodných partnerov môžeme zasielať obchodnú komunikáciu týkajúcu sa našich vlastných podobných tovarov a služieb, najmä obalových materiálov, veľkoobchodných ponúk alebo súvisiacich obchodných informácií.

Takúto komunikáciu posielame len v rozsahu povolenom právnymi predpismi. Môže ísť najmä o existujúcich zákazníkov alebo kontaktné údaje podnikateľov a právnických osôb zverejnené na účely obchodnej komunikácie. Ak je podľa právnych predpisov potrebný súhlas, obchodnú komunikáciu zasielame až po jeho získaní.

Možnosť odmietnutia obchodnej komunikácie

Príjemca môže kedykoľvek jednoducho a bezplatne odmietnuť ďalšie zasielanie obchodných oznámení, napríklad odpoveďou na doručený e-mail alebo zaslaním žiadosti na info@zentra.sk.

7. Ako dlho osobné údaje uchovávame

Osobné údaje uchovávame len po dobu potrebnú na splnenie účelu spracúvania alebo po dobu vyžadovanú právnymi predpismi.

Kategória údajov	Orientačná lehota uchovávania
E-mailové dopyty a cenové ponuky, ktoré neviedli k objednávke	spravidla najviac 12 mesiacov od poslednej komunikácie
Obchodná komunikácia so zákazníkom alebo dodávateľom	počas trvania obchodného vzťahu a primeranú dobu po jeho skončení
Objednávky, zmluvná a dodacia dokumentácia	počas obchodného vzťahu a následne po dobu potrebnú na ochranu právnych nárokov
Účtovné a daňové doklady	spravidla 10 rokov alebo inú dobu vyžadovanú príslušnými právnymi predpismi
Reklamácie a sťažnosti	po dobu vybavenia a následne po dobu potrebnú na preukázanie ich vybavenia
Údaje spracúvané na základe súhlasu	do odvolania súhlasu alebo do uplynutia účelu, na ktorý bol súhlas poskytnutý
Údaje používané na priamy marketing	do odmietnutia alebo namietnutia ďalšieho zasielania obchodnej komunikácie

Po uplynutí príslušnej lehoty osobné údaje vymažeme, anonymizujeme alebo bezpečne archivujeme, ak to vyžaduje zákon.

8. Komu môžeme osobné údaje poskytovať

Osobné údaje neposkytujeme tretím osobám na ich vlastné marketingové účely.

V nevyhnutnom rozsahu môžu byť osobné údaje sprístupnené týmto kategóriám príjemcov:

poskytovateľ e-mailových a IT služieb,
poskytovateľ webhostingu alebo správca webovej stránky,
poskytovateľ fakturačného, účtovného alebo skladového systému,
účtovník alebo účtovná spoločnosť,
daňový, právny alebo iný odborný poradca,
kuriérska alebo prepravná spoločnosť,
banka alebo poskytovateľ platobných služieb,
orgány verejnej moci, ak to vyžaduje zákon alebo oprávnená žiadosť.

S osobami, ktoré pre nás spracúvajú osobné údaje ako sprostredkovatelia, máme uzatvorené zmluvné alebo iné primerané zabezpečenie ochrany osobných údajov.

9. Prenos osobných údajov mimo EÚ/EHP

Osobné údaje štandardne neprenášame do tretích krajín mimo Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru.

Ak používame služby technologických poskytovateľov, ktorí môžu spracúvať údaje aj mimo EÚ/EHP, zabezpečujeme, aby sa takýto prenos uskutočnil len v súlade s právnymi predpismi, najmä na základe rozhodnutia o primeranosti, štandardných zmluvných doložiek alebo iných vhodných záruk.

10. Ako osobné údaje chránime

Na ochranu osobných údajov prijímame primerané technické a organizačné opatrenia, najmä:

obmedzenie prístupu k údajom len na oprávnené osoby,
používanie hesiel a prístupových oprávnení,
zabezpečenie e-mailových účtov,
pravidelnú aktualizáciu zariadení a softvéru,
zálohovanie dôležitých údajov,
ochranu pred neoprávneným prístupom, stratou, zničením alebo poškodením údajov,
poučenie osôb, ktoré s údajmi pracujú,
primeranú archiváciu a bezpečné vymazanie údajov po uplynutí lehoty uchovávania.

11. Webová stránka, kontaktný formulár a cookies

Na webovej stránke www.zentra.sk môže byť dostupný kontaktný formulár. Ak ho použijete, spracúvame údaje, ktoré do formulára zadáte, najmä meno, e-mail, telefón, text správy a súvisiace technické údaje potrebné na doručenie a vybavenie správy.

Webová stránka môže používať cookies alebo podobné technológie. Nevyhnutné cookies používame na riadne fungovanie webovej stránky. Analytické, marketingové alebo iné voliteľné cookies používame len vtedy, ak je na to daný platný právny základ, najmä súhlas používateľa, ak sa vyžaduje.

Podrobné informácie o cookies, ich účeloch, dobe uchovávania a možnosti nastavenia odporúčame uvádzať v samostatnej cookie lište alebo v samostatných zásadách používania cookies.

12. Automatizované rozhodovanie a profilovanie

Pri spracúvaní osobných údajov nevykonávame automatizované individuálne rozhodovanie ani profilovanie, ktoré by malo právne účinky alebo podobne významný vplyv na dotknutú osobu.

13. Práva dotknutých osôb

Dotknutá osoba má v súvislosti so spracúvaním osobných údajov najmä tieto práva:

právo na prístup k osobným údajom,
právo na opravu nesprávnych alebo neúplných údajov,
právo na vymazanie osobných údajov,
právo na obmedzenie spracúvania,
právo na prenosnosť údajov, ak sú splnené zákonné podmienky,
právo namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme,
právo kedykoľvek odmietnuť alebo namietať priame marketingové oslovenie,
právo odvolať súhlas, ak je spracúvanie založené na súhlase,
právo podať návrh alebo sťažnosť na dozorný orgán.

Ak sa spracúvanie vykonáva na základe súhlasu, odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním.

14. Ako si môžete uplatniť svoje práva

Svoje práva si môžete uplatniť zaslaním žiadosti na:

e-mail: info@zentra.sk
poštová adresa: ZENTRA s. r. o., Pod Juhom 7666, 911 01 Trenčín

Na žiadosť odpovieme bez zbytočného odkladu, spravidla najneskôr do jedného mesiaca od jej doručenia. V prípade zložitej alebo opakovanej žiadosti môže byť lehota predĺžená v súlade s právnymi predpismi.

Na overenie totožnosti žiadateľa môžeme požiadať o doplňujúce informácie, ak je to potrebné na ochranu osobných údajov.

15. Dozorný orgán

Ak sa domnievate, že pri spracúvaní osobných údajov došlo k porušeniu vašich práv, môžete sa obrátiť na dozorný orgán:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Námestie 1. mája 18, 811 06 Bratislava, Slovenská republika
web: www.dataprotection.gov.sk

16. Zmeny týchto zásad

Tieto zásady môžeme priebežne aktualizovať, najmä pri zmene právnych predpisov, zmene našich obchodných procesov alebo zmene používaných technických riešení.

Aktuálne znenie zásad je dostupné na webovej stránke www.zentra.sk alebo na vyžiadanie prostredníctvom e-mailu info@zentra.sk.

Záverečné údaje dokumentu

Dátum účinnosti	1.1. 2022
Prevádzkovateľ	ZENTRA s. r. o.
Kontaktný e-mail	info@zentra.sk